以下內容參考自:中國禮儀網中鋁網海獺社長 以及 MissLam的部落格文章


 

收發電子郵件(Email)禮儀

 

一、郵件的標題

  標題的重點在於提綱挈領這是電子郵件和一般信箋最大的不同之處。要用短短的幾個字簡單扼要地概括出整封郵件的內容,讓收信人一目了然這封信的目的。這樣,對於收件人也能權衡輕重緩急,分別處理。
 
1.一定不要空白標題,這是最失禮的。 
 
2.標題要簡短,不宜冗長,不要讓對方要用「…」才能顯示完你的標題。
 
3最好寫上來自 ** 公司的郵件,以便對方一目了然又便於留存。時間可以不用注明,因為一般的郵箱會自動生成,寫了反而累贅。
 
4標題要能真反映文章的內容和重要性,切忌使用含義不清的標題,如“王先生收”。也不要用胡亂無實際內容的主題,例如:“嘿!”或是“收著!”XD
 
5.一封信盡可能只針對一個主題。不要試圖在一封信裡面處理一大堆事情,這樣可能會造成失焦、冗長而且可能各部分也處理得不夠完整。
 
6.可適當使用大寫字母或特殊字符(如“*!”等)來突出標題,引起收件人注意。但應適度,特別是不要隨隨便便就用“緊急”之類的字眼,會造成別人反感。
 
7.回覆對方郵件時,應當根據回內容的需要更改標題,不要 RE:RE: 一大串。
 
8最最重要的一點,主題千萬不可出現錯別字和不通順之處,切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象,一定要慎之又慎。
 
 
 
二、郵件中稱呼與問候
 
1.恰當地稱呼收件者,拿捏尺度。
 
✧  郵件的開頭要稱呼收件人。這樣既顯得禮貌,也明確提醒該收件人,這封信是針對他的,要求其給出必要的回應;不只一個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL 等等。
 
✧  如果對方有職務,應按職務尊稱對方,如“x 經理”;如果不清楚職務,則應按通常的“x 先生”、“x 小姐”稱呼,但要把性別先搞清楚。
 
✧  不熟悉的人不宜直接稱呼本名,對級別高於自己的人也不宜稱呼本名。
 
2.Email 開頭結尾最好要有問候語。
 
✧  如果跟對方關係夠好,或是對方是平輩可以用“Hi xxx”。
 
✧  不要逮誰都用個“Dear XXX”,好像你們很熟絡。可以的話請直接稱呼對方的職務,並加上簡單的問候語,例如“x 老師您好”。若是給不太熟悉的長輩、機構或團體,可以用 “敬啟者”作為開頭,然後把姓名、職銜移到信末。注意,在非常正式的場合,應完全遵照信件的標準格式。
 
✧  結尾祝福常見的是 Best Regards,中文寫個祝您順利”“身體健康”之類的祝福就可以了。
 
✧  結尾署名,對長輩可以用“xxx 敬上” “敬啟”,對平輩則可以用 “xxx 啟”。
 
 
✧  俗話說得好,“禮多人不怪”,禮貌一些,總是好的,即便郵件中有些地方不妥,對方也能平靜的看待。
 
 
 
三、郵件的正文
 
1Email 正文要簡明扼要,行文通順。
 
✧ 若對方不認識你,第一件應當說明的就是自己的身份,姓名或你代表的企業,以示對對方的尊重。點名身份應當簡潔扼要,最好是和本郵件以及對方有關,主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。不可沒頭沒腦就是正事,別人不知道你是誰還得拉到最後查看。但也不可過多,有些聯係方式之類與正文無關的信息應在信末的簽名檔中表明。
 
✧ Email 正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多,正文應只作摘要介紹,然後單獨寫個文件作為附件檔案進行詳細描述。
 
✧ 正文行文應通順,多用簡單詞彙和短句、準確清晰的表達,不要出現讓人晦澀難懂的語句。每個段落不要長,最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件,千萬不要學唐僧。
 
2注意 Email 的論述語氣。
 
✧ 根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係、郵件是對內還是對外性質的不同,選擇恰當的語氣進行論述,以免引起對方不適。
 
✧ 尊重對方,請、謝謝之類的語句要經常出現。
 
✧ 電子郵件可輕易地轉給他人,因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓!
 
3多使用列點,務求清晰明確。
 
✧ 如果事情複雜,最好 1、2、3、4 地列幾個段落進行清晰明確的說明。沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。
 
✧ 建議在每個段落前用粗體放大兩個字級寫下小標題,這篇文章的架構就是一個例子 xP
 
4一次郵件交待完整信息。
 
✧ 最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚,說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的郵件,這會讓人很反感。
 
5盡可能避免拼寫錯誤和錯別字,注意使用拼寫檢查。
 
✧ 這是對別人的尊重,也是自己態度的體現。如果是英文 Email,最好把拼寫檢查功能打開;如果是中文 Email,注意拼音輸入法帶給你的弱智同音選字
 
✧ 在郵件發送之前,務必自己仔細閱讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫是否有錯誤。
 
6合理提示重要信息。
 
✧ 不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的,但過多的提示則會讓人抓不住重點,影響閱讀。
 
7合理利用圖片,表格等形式來輔助闡述。
 
✧ 對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件,單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述,收件人一定會表揚你的體貼。
 
8不要動不動使用:)之類的笑臉字符,在商務信函裏面這樣顯得比較輕佻。
 
✧ Business Email不是你的情書,所以 :) 之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕松氣氛的場合,比如現在 :)
 
 
 
四、郵件的附件
 
1如果郵件帶有附件,應在正文裡面提示收件人查看附件。
 
2附件文件應按有意義的名字命名,最好能夠概括附件的內容,方便收件人下載後管理。
 
3正文中應對附件內容做簡要說明,特別是帶有多個附件時。
 
4附件數目不宜超過 4 個,數目較多時應打包壓縮成單一個文件。
 
5如果附件是特殊格式文件,因在正文中說明打開方式,以免影響使用。
 
6如果附件過大(不宜超過2MB),應分割成幾個小文件分別發送。
 
 
 
五、郵件語言的選擇和漢字編碼
 
1只在必要的時候才使用英文郵件。
 
✧ 英文郵件只是交流的工具,而不是用來炫耀和鍛煉英文水平的。如果收件人中有外籍人士,應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區的華人,也應採用英文交流,由於存在中文編碼的問題,你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。
 
2尊重對方的習慣,不主動發起英文郵件。
 
✧ 如果對方與你的郵件往來是採用中文,請不要自作聰明的發送英文郵件給他;如果對方發英文郵件給你,也不要老土的用中文回覆。
 
3對於一些信息量豐富或重要的郵件,建議使用中文。
 
✧ 你很難保證你的英文表達水平沒問題,或者是收件人當中每個人的英文理解水平都很好。
 
4選擇便於閱度的字號和字體。
 
✧ 不要用稀奇古怪的字體或斜體,最好不用有背景的信紙,特別對公務郵件。
 
✧ 不要為突出內容而將字號設置過大,拉滾動條是很麻煩的事情;也不要過小,費神又傷眼睛。
 
 
 
六、郵件的結尾簽名
 
  每封郵件在結尾都應簽名,這樣對方才能清楚地知道發件人的信息。雖然你的朋友或許可以從發件人認出你是誰,但不要假設對方一定能這麼做。
 
1簽名信息不宜過多。
 
✧ 電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息,但信息不宜行數過多,一般不超過 4 行。你只需將一些必要信息放在上面,對方如果需要更詳細的信息,自然會與你聯係。
 
✧ 引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的,比如你的座右銘,或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合,切記一定要得體。
 
2不要都用同一種簽名檔。
 
✧ 對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來,簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在 Gmail 或其他信箱服務當中設置多個簽名檔,靈活調用。
 
✧ 簽名檔字號一般選擇比正文字體小一些。
 
 
 
七、郵件的回覆技巧
 
1即時回覆 Email。
 
✧ 雖然 Email 不是即時通訊軟體,可接受慢一些回覆,但有時候即時回覆還是必要的。這是對他人的尊重,理想的回時間是 2 小時內,特別是對一些緊急重要的郵件。
 
✧ 不太可能做到每一封件都立即處理。因此優先等級較低的信件,可集中在特定的時間處理,但一般不要超過 24 小時。
 
✧ 如果事情複雜,你無法即時回,至少應該即時回覆說收到了,我們正在處理,一旦有結果就會及時回覆”之類的。不要讓對方苦苦等待,記住:及時作出響應,哪怕只是確認一下收到了。
 
✧ 如果你正在出差或休假,應該設定自動回功能,提示發件人,以免影響工作。
 
2進行針對性回覆。
 
✧ 當回件答問題的時候,最好把相關的問題複製到回件中,然後附上答案。盡量讓對方一次就能理解,免得再反覆交流確認。
 
3回覆不得少於 10 個字。
 
✧ 對方給你發來一大段郵件,你確只回覆“是的”“對”“謝謝”“已知道”等字眼,這是非常不禮貌的。不論如何也要湊到 10 個字,顯示出你的尊重,就跟在八卦板發文一樣
 
4不要就同一問題多次回討論,不要蓋高樓。
 
✧ 如果雙方就同一問題的交流回覆超過 3 次,這只能說明交流不暢,說不清楚。此時應採用電話溝通等其他方式進行交流後再做判斷。電子郵件有時並不是最好的交流方式。
 
✧ 對於較為複雜的問題,多個收件人頻繁回覆,發表看法,把郵件越 RE 越高,這將導致郵件過於冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結,刪減瘦身,突顯出有用的信息。
 
5.要區分 Reply 和 Reply All(個別回覆和回覆全體)。
 
✧ 如果只需要單獨一個人知道的事,個別回覆給他一個人就行了。
 
✧ 如果你對發件人的要求作出結論性回覆,應該 Reply All,讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。
 
✧ 如果你對發件人的提問不清楚,或有不同的意見,應該與發件人單獨溝通,不要當著所有人的面,不停的 RE 來 RE 去討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發送沒有確定結果的郵件。
 
✧ 點擊“回覆全部”前,要三思而行!
 
6主動控制郵件的來往。
 
✧ 為避免無謂的回覆,浪費資源,可在文中指定部分收件人給出回覆,或在文末添加:“全部辦妥”“無需行動”“僅供參考,無需回覆”。
 
 
 
八、正確使用郵件的收件人(To),副本(CC)和密件副本(BCC)
 
1.To 的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的,理應對郵件予以回覆。
 
2.CC 的人只是需要知道這回事,沒有義務對郵件予以回覆,當然如果 CC 的人有建議也可以回 Email。
 
3.BCC 是蜜餞 密件副本,收信人是不曉得你發給了 BCC 的人的。這可以用在特殊場合,或者防止收件人知道你還發給了誰。
 
4.TO 和 CC 中各收件人的排列建議遵循一定的規則,比如按部門排列、按職位等級高到低或低到高。適當的規則有助於提升你的形象。(小編:有點懷疑這一點現今還適用?)
 
5.只給需要信息的人發送郵件,不要佔用其他人的(時間、精神)資源。
 
6轉發郵件要突出信息。
 
✧ 在你轉發消息之前,先確認是否所有收件人都需要知道此消息。除此之外,轉發敏感或者機密信息要小心謹慎,不要把內部消息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。
 
✧ 如果有需要,應對轉發郵件的內容進行修改和整理,以突顯重要信息。不要將 RE 了幾十層的郵件發給他人,讓人摸不著頭緒。
 
✧ 不發送垃圾郵件或者附加特殊連結。

(責任編輯:Davidhu127)

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  • 此致敬禮不是台灣用語,是否方便標註ㄧ下,以免台灣人使用起來被誤會。
  • 收到了,感謝~~

    Davidhu127 於 2018/10/12 15:46 回覆